Ve zkratce

  • Začněte tím, jak rezervace fungují dnes: kdo objednává, co se rezervuje a co se děje při zrušení.
  • Hotová služba stačí, když vám sedí její pravidla. Vlastní řešení dává smysl, když jsou pravidla specifická nebo jsou rezervace jádrem podnikání.
  • Ptejte se na kalendář lidí a místností, připomínky, storno pravidla, zálohy a platby, permanentky a klientský účet.
  • Rezervace patří přímo na váš web a musí dobře fungovat v telefonu.
  • Myslete na převod stávajících klientů, export dat a ochranu osobních údajů.

Začněte tím, jak to funguje dnes

Než začnete porovnávat systémy, sepište si, jak rezervace probíhají teď. Co se rezervuje: čas konkrétního člověka, místo na lekci, místnost, nebo vybavení? Kdo objednává: klient sám, recepce, nebo obojí?

Nejvíc se systémy liší v pravidlech: jak dlouho dopředu lze rezervovat, dokdy zrušit, co se stane při neomluvené absenci, jak fungují náhradní termíny a čekací listina.

Hotová služba, nebo vlastní řešení?

Hotová rezervační služba se rychle spustí a obvykle se platí měsíčně. Dává smysl, když vám sedí její pravidla a nepotřebujete napojení na vlastní systémy.

Vlastní řešení se vyplatí, když máte specifická pravidla, víc poboček s odlišným provozem, vlastní permanentky a kredity, nebo když jsou rezervace jádrem vašeho podnikání. Systém pak kopíruje váš provoz, ne naopak, data máte pod kontrolou a další funkce jdou doplňovat postupně.

Funkce, na které se ptát

  • Kalendář zaměstnanců, místností a vybavení včetně směn a dovolených.
  • Rezervace z webu i z mobilu, bez registrace, nebo s klientským účtem.
  • Připomínky e-mailem, SMS nebo notifikací v aplikaci.
  • Pravidla pro zrušení, náhradní termíny a čekací listinu.
  • Zálohy a platby kartou, permanentky, kredity a dárkové poukazy.
  • Přehled klientů s historií návštěv a poznámkami.
  • Napojení na fakturaci, účetnictví nebo CRM.
  • Přehledy obsazenosti a tržeb.
  • Export dat pro případ, že byste chtěli přejít jinam.

Pohled klienta

Rezervace se nejčastěji dělají z telefonu. Vyzkoušejte si celý postup jako klient: kolik kroků to trvá, jestli je jasné, co si rezervujete, a jestli jde termín snadno zrušit nebo přesunout.

Rezervace by měly být přímo na vašem webu pod vaší značkou. Odkaz na cizí stránku s jiným vzhledem působí méně důvěryhodně. Pravidelným klientům se hodí aplikace nebo PWA, kterou si přidají na plochu telefonu.

Převod a spuštění

Při přechodu z papírového diáře nebo jiného systému je potřeba převést klienty, budoucí rezervace, permanentky a kredity. Domluvte se, kdo to udělá a jak se ověří, že nic nechybí.

Systém spusťte nejdřív pro část služeb nebo jednu pobočku. Vyzkoušejte si s týmem běžný den, zrušení, platbu i vrácení peněz. Teprve potom ho ukažte všem klientům.

Osobní údaje a bezpečnost

Rezervační systém obsahuje kontakty klientů a u některých služeb i citlivější údaje. Ověřte si, kde jsou data uložená, kdo k nim má přístup a jestli máte s dodavatelem smlouvu o zpracování osobních údajů. Přístupy zaměstnanců mají odpovídat jejich roli.

Jak rezervace děláme my

V MUSEA máme vlastní rezervační systém NaTermín pro salony, studia a ordinace. Navrhli jsme ho od nuly, vyvinuli a sami ho provozujeme, včetně aplikace pro iOS a Android.

Když hotový systém nestačí, stavíme rezervace na míru. Pro studio Happy Life Pilates jsme navrhli web, CRM a rezervace, ve kterých si klienti spravují lekce sami. Projekt vede jeden člověk od zadání po provoz.